Administrar condomínios, é como gerir uma empresa de qualquer outro setor de serviços, por isso é preciso estar atentos às obrigações legais, além de gerir os recursos financeiros que requer muita responsabilidade e transparência nos processos.  O síndico precisa ter conhecimento contábil, financeiro, trabalhista, civil, além da administrativa. Mas nem sempre possuímos todos os conhecimentos e é por isso que a administradora exerce uma função importante na gestão condominial para assessorar o sindico.

Se você agora foi eleito e não sabe o que fazer, siga as dicas abaixo, as quais lhe orientará sobre os primeiros passos para a gestão de seu condomínio:

• Certifique-se que na ata que o elegeu está constando todos os dados: nome completo, documento de identidade e período de mandato, além dos dados corretos do condomínio;
• Registre a ata em cartório e esta deverá ser apresentada ao banco para alteração do responsável pela conta bancária e deve se também alterar o representante legal na Receita Federal;
• É sempre bom enviar uma cópia da ata para cada morador;
• Certifique de que todos os documentos do condomínio lhes foram encaminhados;
• Verifique como está a saúde financeira do condomínio para que possa iniciar os trabalhos com segurança;
• Leia a convenção e regimento interno para ficar atento as normas de seu condomínio;
• Busque sempre o diálogo com os moradores. A comunicação e consenso é sempre o melhor caminho;
• Mantenha toda a documentação do condomínio arquivada em um local seguro;

E se seu condomínio já possui uma administradora vai ser bem mais fácil iniciar seu mandato!

Com uma administradora contratada, a sua tarefa de sindico fica muito mais fácil, pois a administradora já possui muitas das informações condominiais e fará toda a gestão administrativa. Você exercerá uma papel de fiscalização dos serviços da administradora, a comunicação com o moradores e acompanhamento das manutenções e serviços prestados.

A administradora vai conduzir muitas funções que tomam tempo e que precisam de uma organização para manter dados e informações precisas e a longo prazo. Algumas atividades que a administradora exerce:

• Emitir as taxas de condomínio e controlar os recebimentos de cada condômino;
• Contabilizar e controlar os créditos e débitos em conta do condomínio conforme datas de vencimento;
• Elaborar os rateios das despesas;
• Elaborar o planejamento e previsão orçamentária;
• Cobrar a inadimplência;
• Emitir declarações negativas de débitos para os condôminos;
• Recolher os impostos devidos;
• Elaborar a prestação de contas mensais;
• Manter em dia as certidões negativas referentes ao condomínio;
• Acompanhar os contratos de prestadores de serviços;
• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;

Mas se o condomínio não possui uma administração terceirizada, você cumpre também as atividades administrativas acima elencadas, as quais são muitas as atribuições para executar sozinho, além de manter a comunicação eficaz com os moradores e acompanhar toda a manutenção. Todos sabem que a tarefa de ser sindico não é fácil, mas em conjunto com a administradora, o apoio e compreensão de todos os condôminos os resultados serão valiosos para todos.