Administrar condomínios, é como gerir uma empresa de qualquer outro setor de serviços, por isso é preciso estar atentos às obrigações legais, além de gerir os recursos financeiros que requer muita responsabilidade e transparência nos processos. O síndico precisa ter conhecimento contábil, financeiro, trabalhista, civil, além da administrativa. Mas nem sempre possuímos todos os conhecimentos e é por isso que a administradora exerce uma função importante na gestão condominial para assessorar o sindico.
Se você agora foi eleito e não sabe o que fazer, siga as dicas abaixo, as quais lhe orientará sobre os primeiros passos para a gestão de seu condomínio:
- Certifique-se que na ata que o elegeu está constando todos os dados: nome completo, documento de identidade e período de mandato, além dos dados corretos do condomínio;
- Registre a ata em cartório e esta deverá ser apresentada ao banco para alteração do responsável pela conta bancária e deve se também alterar o representante legal na Receita Federal;
- É sempre bom enviar uma cópia da ata para cada morador;
- Certifique de que todos os documentos do condomínio lhes foram encaminhados;
- Verifique como está a saúde financeira do condomínio para que possa iniciar os trabalhos com segurança;
- Leia a convenção e regimento interno para ficar atento as normas de seu condomínio;
- Busque sempre o diálogo com os moradores. A comunicação e consenso é sempre o melhor caminho;
- Mantenha toda a documentação do condomínio arquivada em um local seguro;
E se seu condomínio já possui uma administradora vai ser bem mais fácil iniciar seu mandato!
Com uma administradora contratada, a sua tarefa de sindico fica muito mais fácil, pois a administradora já possui muitas das informações condominiais e fará toda a gestão administrativa. Você exercerá uma papel de fiscalização dos serviços da administradora, a comunicação com o moradores e acompanhamento das manutenções e serviços prestados.
A administradora vai conduzir muitas funções que tomam tempo e que precisam de uma organização para manter dados e informações precisas e a longo prazo. Algumas atividades que a administradora exerce:
- Emitir as taxas de condomínio e controlar os recebimentos de cada condômino;
- Contabilizar e controlar os créditos e débitos em conta do condomínio conforme datas de vencimento;
- Elaborar os rateios das despesas;
- Elaborar o planejamento e previsão orçamentária;
- Cobrar a inadimplência;
- Emitir declarações negativas de débitos para os condôminos;
- Recolher os impostos devidos;
- Elaborar a prestação de contas mensais;
- Manter em dia as certidões negativas referentes ao condomínio;
- Acompanhar os contratos de prestadores de serviços;
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
Mas se o condomínio não possui uma administração terceirizada, você cumpre também as atividades administrativas acima elencadas, as quais são muitas as atribuições para executar sozinho, além de manter a comunicação eficaz com os moradores e acompanhar toda a manutenção. Todos sabem que a tarefa de ser sindico não é fácil, mas em conjunto com a administradora, o apoio e compreensão de todos os condôminos os resultados serão valiosos para todos.